Todos ya tienen una idea más o menos formada de lo que vamos a tratar en este nuevo post, de hecho en muchos clientes cuando se menciona el tema de la Nube, es lo primero que surge como ejemplo.
Pero veremos algunos pros y contras de almacenar nuestros documentos en la nube.
¿Que es el almacenamiento en la Nube?
No es más que una asignación lógica de espacio, el cual reside físicamente en un sistema de almacenamiento compartido. Si bien físicamente nuestros archivos comparten el mismo dispositivo de almacenamiento con los de otros usuarios del sistema, lógicamente lo percibimos como un espacio asignado de manera exclusiva para nosotros.
De esta “ilusión” se encarga el software que nos proporcione el servicio de almacenamiento elegido por nosotros. Este software básicamente permite la configuración de contenedores virtuales que luego son asignados a una cuenta o varias cuentas de usuarios. Dentro de este contenedor podremos crear nuestra propia estructura de carpetas compartidas sin afectar a los otros contenedores. Tanto la capacidad de almacenamiento como los permisos de acceso a las carpetas son manejados independientemente para cada contenedor, sin afectar a los otros.
Cuando hablamos de dispositivos de almacenamiento podemos referirnos a un sistema dedicado solo para brindar almacenamiento o a un servidor con software específico para ser utilizado como almacenamiento.
A continuación analizaremos algunos puntos a tener en cuenta a la hora se subir nuestros archivos a la nube.
Limitación de espacio de almacenamiento.
Tomemos como ejemplo nuestra notebook o Laptop, la misma ya cuenta con una determinada capacidad de almacenamiento de archivos dada por las características del disco duro con la cual fue provista. Decimos que esta capacidad es limitada dado que al agotarse el espacio disponible para guardar nuestros archivos debemos pensar en actualizar el disco duro o adquirir algún dispositivo de almacenamiento externo, como por ejemplo un disco duro re-movible. Y luego tomarnos el trabajo de copiar toda esa información a este nuevo dispositivo, sabiendo que este también posee la misma limitante que el disco duro de nuestra notebook o laptop. Además no podemos descartar la posibilidad de que ambos dispositivos puedan fallar y eso provoque la pérdida irremediable de nuestra información.
Bueno como contraposición a esto, en la Nube las limitaciones de almacenamiento son menos rígidas y más fáciles de solucionar. Solo basta con solicitar más almacenamiento y el mismo se nos será otorgando, con los cargos a pagar correspondientes. No habrá necesidad de migrar ni copiar ninguna información.
Por qué es tan simple esto? , porque al estar en un servicio basado en el modelo de SAAS (Software como Servicio) el usuario, es decir nosotros, se desentiende de toda la infraestructura tecnológica física que está funcionando detrás de todo esto y que hace posible que solicitar más capacidad sea un simple clic. Como usuarios solo percibimos la “fachada” es decir la interface intuitiva del software de almacenamiento que nos permite realizar todas las operaciones ya conocidas , de hecho no debemos preocuparnos por las pérdidas ocasionadas por fallas en los dispositivos físicos, dado que el proveedor del servicio cuenta con un sistema de almacenamiento redundante que asegura la disponibilidad de nuestros archivos en todo momento.
Compartir y colaborar.
Esta una de las grandes ventajas se subirse a una plataforma de almacenamiento en la nube, en el adn de las mismas se encuentran estas dos características: compartir y colaborar, lo que nos ahorra mucho trabajo y sobre todo dinero.
Solo hagan el ejercicio de estimar cuánto nos costaría en esfuerzo,tiempo y dinero disponibilizar la información de nuestra empresa para que pueda ser accedida a todo hora y sin importar la ubicación o desde donde estemos conectados.
En la nube esto ya está resuelto listo para usar y de manera segura, sin configuraciones complejas, sin necesidad de adquirir tecnología para llevarlo a cabo. Con solo dos clics (promedio) podemos poner disponible para compartir carpetas y archivos. Además en cuanto a documentos y planillas de cálculo podemos contar con herramientas de colaboración, que permiten que un grupo de personas trabajar editando un solo archivo con un excelente control de cambios y versiones.
Seguridad.
La mayoría de las plataformas de almacenamiento en nube nos permiten gestionar la seguridad sobre las carpetas y archivos que subimos a la misma.
Gestionar la seguridad significa conceder el acceso a determinados usuarios a determinadas carpetas y archivos, con sus correspondientes permisos (leer, escribir, eliminar, compartir ..etc). Esto nos permite mantener un control ordenado de quien accede a ellos en nuestra empresa.
Además la mayoría cuenta con un registro de eventos que nos informa quién cuando qué operaciones se realizaron sobre cada carpeta y archivo.
Para aquellos que requieren de mayor seguridad existe la opción de cifrado de archivos y carpetas, como medida de seguridad adicional.
Portabilidad en diferentes dispositivos.
Una gran ventaja de utilizar los servicios de almacenamiento en la nube es la portabilidad de la información almacenada brindada por las diferentes Apps desarrolladas por quienes prestan estos servicios. Esto nos permitirá acceder a nuestro espacio de almacenamiento desde nuestro teléfono móvil, nuestra tablet y Pc de escritorio.
Muy útil a la hora de necesitar acceso a nuestros archivos, sobre todo cuando estamos fuera de la oficina. Imagínense tener que buscar esa planilla con los precios actualizados para un cliente, ya no es necesario llegar a nuestras oficinas para poder tener acceso a ella, podemos revisarla e incluso actualizarla desde nuestro móvil!
Disponibilidad.
Los proveedores de almacenamiento en nube poseen un vasta infraestructura tecnológica dispuesta a lo largo y ancho del globo, dispersa en varios sitios físicos (DataCenters) y accesible desde el mismo sitio virtual, nuestra información siempre se encuentra disponible al momento de ser requerida, en la mayoría de los casos esta disponibilidad está asegurada en un 99,9 %.
Es una gran ventaja, contar con este nivel de servicio y sin una gota de esfuerzo de nuestra parte, dado que quien se lleva todo el trabajo de mantener viva la plataforma es el proveedor de la nube, algo a tener muy en cuenta a la hora de evaluar el costo de utilizar estos servicios.
Mayor Exposición.
Si bien los proveedores nos garantizan que su nube es por lo demás segura, hay particularidades que debemos tener en cuenta.
Dada las características de estos tipos de servicios, se debe tener en cuenta que nuestro espacio virtual de almacenamiento comparte la misma infraestructura física con el de otros usuarios, si bien la plataforma nos brinda el control de quién puede ver y acceder nuestro espacio de almacenamiento virtual, no estamos excentos de que por un error (bug) del software involucrado en todo esto usuarios ajenos puedan acceder a nuestra información sensible. Los proveedores invierten tiempo, dinero y recursos para tener toda su plataforma libre de estos bugs, pero siempre existe la probabilidad de que incidente de este tipo ocurra.
Es por ello que esto pone a nuestra información más sensible a un nivel de exposición no deseado. Mi recomendación es que tengan en cuenta cifrar la información que consideren sensible para su empresa siempre y cuando la misma no cuente una alta frecuencia de acceso y actualización, de esta manera se asegurarán de que si alguien gana acceso por una anomalía de los sistemas, la misma será imposible de interpretar.
Bueno hemos visitado alguna de la bondades del almacenamiento en Nube, espero les sea de utilidad a la hora de planificar compartir y resguardar la información del negocio!
Hasta el próximo POST comenten y compartan!